Ведение бухгалтерского учета
На какие вопросы стоит обратить внимание предпринимателю при выборе способа организации бухгалтерии.
Каждый предприниматель, начинающий свой собственный бизнес, сталкивается с необходимостью определить, как у него будет вестись бухгалтерский учет, кто и когда будет оформлять первичные документы, как будут составляться и сдаваться налоговые декларации, как будут решаться, в случае необходимости, возникающие вопросы с налоговой инспекцией, пенсионным фондом и другими подобными государственными органами. Пути решения этих вопросов зависят от вида деятельности, ее масштаба, организационной структуры, ну и, конечно же, личных представлений и предпочтений. Другими словами, предпринимателю нужно определить структуру бухгалтерии - один это бухгалтер, выполняющий все функции, несколько это человек, или вести учет будет сам предприниматель - такая возможность законодательно предусмотрена и в настоящий момент существует большое количество различных онлайн сервисов для выполнения данной задачи.
В этой статье мы поговорим о возможности организации бухгалтерии на аутсорсе - о бухгалтерском аутсорсинге, когда ведение бухгалтерского учета передается либо частному бухгалтеру, работающему на дому или в свое свободное время, либо специализированной фирме, на основании соответствующего договора, со всеми вытекающими отсюда обязанностями и ответственностью.
На аутсорсинг в бухгалтерскую фирму, в отличие от частника, можно передать как всю бухгалтерию, так и "отдать" какой-нибудь участок учета, например, это может быть расчет зарплаты и налогов, таким образом формируется отдельный специализированный отдел бухгалтерии, который могут себе позволить только крупные предприятия и в котором должны работать опытные бухгалтеры. Таких вариантов организации учета может быть много. Мы постараемся выделить те вопросы, ответив на которые, Вы сможете лучше понять, подойдет ли Вам схема работы с использованием услуг внешнего бухгалтера в принципе.
Вот эти вопросы, или скорее моменты, с которыми нужно определиться перед тем как доверить ведение учета стороннему лицу:
- Какое количество банковских операций будет совершать ваша организация ежедневно и кто будет выполнять эти операции?
Технически, используя систему банк-клиент, платежи могут проводиться из любого места, нет необходимости делать и подписывать платежки, ездить в банк и т.п. поэтому все чаще руководители и собственники бизнеса просто звонят сотруднику, который проводит необходимые платежи, говорят сколько и куда нужно перевести, и сам платеж может делать как бухгалтер, работающий в вашем офисе, так и бухгалтер, работающий на дому или в специализированной фирме. Здесь важна надежность и аккуратность передачи информации о необходимых платежах. Единственное что у бухгалтера специализированной фирмы или бухгалтера надомника должно хватать оперативности для того, чтобы сделать эти платежи, они в определенное время должны быть на месте.
Как правило, если платежей несколько в день и они делаются по уже достаточно известным адресам, то с этим справится любой удаленный бухгалтер-аутсорсер. Когда платежей больше или они совершаются все время по новым адресам, то у бухгалтерской компании будет преимущество перед единичным надомным работником, потому что, например, в нашей компании, каждую организацию обслуживают несколько бухгалтеров, объединенных в участок, что гарантирует 100% доступность одного из сотрудников в необходимый для клиента момент времени.
Если фирме нужно осуществлять десятки платежей и их количество и интенсивность зависят от постоянно меняющейся ситуации, то предпочтительно будет иметь постоянного сотрудника в собственном штате.
- Как часто и кто будет оформлять первичные документы, такие как накладная, акт об оказанных услугах, счет-фактуру и т.п.?
В этом вопросе сходная с проведением банковских операций ситуация, сделать несколько документов на отгрузку в день, знакомым покупателям, не составит труда и удаленному бухгалтеру одиночке. Вы сообщите ему, удобным для вас способом, какие документы следует подготовить, и он по вашему поручению подготовит и пришлет их по электронной почте вам или вашим контрагентам на подпись. Если отгрузки идут ежедневно, большими объемами, у вас широкая номенклатура товаров, для выписки документов задействован склад, когда количество и состав покупателей все время меняется, то в этом случае мы рекомендуем иметь своего постоянного сотрудника.
- Кто будет собирать оформленную и подписанную первичку у контрагентов?
Если ее не много и это постоянные организации, то это нетрудно сделать, когда ведение бухгалтерского учета осуществляет аутсорсер, особенно если это специализированная фирма, имеющая свою курьерскую службу. Хотя, для бухгалтера-надомника одиночки это уже может быть затруднительно, и в этом случае есть риски получить пробелы в отчетных документах. Если у вас множество постоянно меняющихся контрагентов, то здесь мы однозначно рекомендуем задействовать собственных сотрудников, при том, что это не обязательно должны быть сотрудники бухгалтерии - это могут быть менеджеры, отвечающие за непосредственно совершающиеся операции.
- Насколько оперативно вам нужна информация о состоянии ваших расчетов с покупателями и вашими поставщиками и как часто нужно проходить с ними сверку?
Если информация о расчетах нужна оперативно, постоянно в течение рабочего дня, то лучше если это будет делать бухгалтер, работающий в офисе. При бухгалтерском аутсорсинге эта задача конечно тоже решается, но здесь все опять зависит от регулярности и разнообразия этого процесса, ведь не всегда просто разговаривать с теми кому должна Ваша организация или кто наоборот должен ей.
- Как организована работа ваших постоянных сотрудников?
Они все работают на дому и офис вам попросту не нужен или работают один - два человека в небольшом офисе, где бухгалтеру с его компьютером, папками с документацией, принтером, копировальным аппаратом и прочими необходимыми атрибутами работы бухгалтерии просто нет места? В смысле экономии места и накладных расходов аутсорсинг бухгалтерского учета оптимальное решение.
Необходимо отметить что несмотря на то, что при привлечении на ведение бухгалтерии фирмы, вроде нашей, есть несомненные преимущества – вам не нужно:
- выделять постоянное рабочее место;
- обеспечивать бумагой, канцелярией и оргтехникой;
- постоянно обновлять подписку на правовые базы и специализированные издания.
И бухгалтер специализированной фирмы, никогда не уйдет в отпуск и не заболеет, т.к., в нормальной фирме, организацию всегда обслуживает бригада, из которой кто-то постоянно на связи. Есть и минус – аутсорсер, в отличие от своего штатного бухгалтера, не сможет посвящать все свое рабочее время только работе с вами. Но как правило при правильной организации труда в аутсорсинговой фирме Вы этого не чувствуете, ведь от бухгалтера прежде всего требуется, чтобы он был в курсе происходящих хозяйственных событий и оперативно откликался на запрос как Ваш. так и контрагента при необходимости. Остальное время необходимое для непосредственно учета он распределяет сам и такое распределение от Вас не зависит, что у штатного, что у внешнего бухгалтера.
Также важна и финансовая составляющая. Свой бухгалтер обходится как правило дороже, так как для него нужно рабочее место ему нужно начислять зарплату и взносы на нее, платить больничные, отпускные, оказывать материальную помощь, давать какой-никакой социальный пакет и т.п. При этом заработная плата такого специалиста, как главный бухгалтер, напрямую не зависит от количества времени, которое он реально тратит на выполнение своих функций, а в большой степени зависит от уровня его квалификации, т.е. чтобы привлечь квалифицированного специалиста на полный рабочий день, ему нужно будет платить большую зарплату, иначе он найдет себе работу с большей нагрузкой и ответственностью, но и с большей зарплатой и прочими благами, входящими в компенсационный пакет.
Оплата услуг удаленного бухгалтера зависит, в основном, только от количества времени, которое он тратит на обслуживание вашей организации. Все остальные вопросы, решаются тем что он полностью занят в бухгалтерской компании, где обеспечен соответствующей зарплатой, ему оплачиваются больничные, отпускные и прочие вещи, связанные с соцпакетом, как и положено квалифицированному специалисту. Поэтому ведение бухгалтерского учета аутсорсером будет объективно дешевле услуг "собственного" квалифицированного бухгалтера для отдельного клиента, а качество ведения учета будет соответствовать уровню опытного квалифицированного специалиста.
Даже если с учетом всех перечисленных моментов, Вы решите, что Вам нужно иметь своего сотрудника, то отсюда автоматически не следует, что Вам нужно иметь бухгалтерскую службу в полном составе, включая главного бухгалтера. Можно поставить дело так, когда отдельные участки с часто повторяющимся операциями будут выполнять ваши сотрудники, а менее регулярные, но от этого не менее сложные, такие как например подготовка и сдача отчетности, начисление заработной платы, расчет амортизации и пр. будут выполняться при помощи бухгалтерского аутсорсинга.
Итак подведем краткий итог - ведение учета можно передать внешней службе если:
- Вам и Вашим сотрудникам не нужен офис для работы;
- у вас есть офис и небольшое количество сотрудников, но бухгалтеру не нужно ежедневно находиться на рабочем месте;
- есть возможность организовать работу бухгалтерии так, что часть бухгалтерской работы на отдельных участках будут выполнять ваши сотрудники, а часть, включая составление отчетности - аутсорсер;
- у Вашей фирмы сравнительно небольшое количество однотипных операций с устоявшимся перечнем контрагентов.
Мы надеемся, что эта статья поможет Вам определить как лучше организовать ведение бухгалтерского учета, чтобы потом не возникало катастрофических последствий. Тут важен тот момент, что последствия могут возникнуть именно «потом», по прошествии времени, когда с начала все вроде бы хорошо и спокойно в течение, например, года, а потом начинают возникать проблемы с налоговой (требования, аресты и блокировки счетов и т.п.), пенсионным фондом и эти проблемы, как правило, неожиданно нарастают снежный ком в самый неподходящий момент.
Мы в свою очередь готовы помочь Вам точнее определиться как организовать ведение бухгалтерского учета Вашей организации. Для этого необходимо связаться с нами по телефону или направить свой запрос по электронной почте. Вы также можете более подробно ознакомится с нашими услугами здесь или посмотреть подробную информацию о том, что входит в нашу услугу комплексного бухгалтерского сопровождения организаций.
